Tietosuojaseloste
1 Rekisterin nimi
Allan Kardecin opin ystävät ry:n jäsenrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Allan Kardecin opin ystävät ry
c/o Pekka Kaarakainen, Ojatie 5, 15860 Hollola
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Pekka Kaarakainen
Osoite: Ojatie 5, 15860, Hollola
Sähköposti: kirja(at)allankardec.fi
4 Rekisteröidyt
Yhdistyksen varsinaiset jäsenet, sekä mahdolliset kunniajäsenet ja kunniapuheenjohtajat. Tiedotteita, opintopiirejä, tms. varten yhteystietonsa antaneet.
5 Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen. Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Tietoja käytetään laskutukseen, jäsenkirjeiden ja tiedotteiden toimittamiseen jäsenille, tilaisuuksien, matkojen, opintopiirien ja kilpailujen järjestämiseen, sekä kyselyjen ja jäsentutkimusten tekemiseen.
Yhteystietonsa tiedotteita, opintopiirejä, tms. varten antaneiden yhteystietoja käytetään tiedotteiden lähettämiseen ja/tai opintopiireihin osallistumiseen, tms.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Yhdistysavain) palvelimille.
6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta, syntymävuosi)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lisätiedot (lehti- ja kirjatilaustiedot yms.)
- Tiedotteiden sähköpostitusosoitteet ja opintopiireihin osallistuvien sähköpostiosoitteet.
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Tiedotteiden jakelulistojen ja opintopiirien osallistujaluetteloiden tietolähteenä ovat henkilöiden omat ilmoitukset.
8 Tietojen luovutus ja siirtäminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.
Tietoja ei siirretä EU/ETA -maiden ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Sähköinen jäsenrekisteri voidaan säilyttää myös Allan Kardecin opin ystävät ry:n puheenjohtajan ja rekisterinpitäjän omistamalla tietokoneella tai ulkoisella kovalevyllä käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta ja ulkoista kovalevyä säilytetään lukitussa tilassa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Allan Kardecin opin ystävät ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
10 Tietojen käsittelyn kesto
Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden kestoajan. Maksutiedot ja osallistujalistat säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta.
11 Tietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän lisäksi rekisteriä ja sen tietoja käsittelevät henkilörekisteriohjelman ylläpidosta ja henkilötietojen säilytyksestä vastaava palveluntarjoaja (Yhdistysavain). Jos henkilötietoja käsittelevissä palveluntuottajissa tapahtuu muutoksia, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
12 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojenkäsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
13 Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
14 Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kolme (3) nimetylle yhteyshenkilölle.
15 Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.